中山大学教职工因公出国办事指南

(一)申报程序:
    1.申请人收到邀请信后,从国际合作与交流处/港澳台事务办公室网页下载《中山大学教职工因公临时出国(境)申报表 》(以下简称《申报表》),仔细填写其中的内容。
    2.按《中山大学关于因公临时出国(境)的审批和管理规定》中报批程序的要求报相关党政领导签名盖章,出访时间 两周以上的,单位负责人签字的同时要在中文的“出访行程安排表”上注明“申请人出访期间其校内教学及科研工作已安排妥当,同意出访”。
    3.将符合规范的邀请信(邀请函必须从出访国/地区本土发出,必须由邀请单位的负责人或法人代表签名)原件(视各国签证要求提供)、复印件、中文译文(非英文邀请信)、中英文行程安排、会议议程(申请参加会议者)和签名盖章的《申报表》一起交出访管理科上报主管外事/港澳台事务的校领导审批。如参加外单位组团出访,还需提供组团单位的征求意见函及组团单位或相关单位的任务通知书和任务批件(办理因公电子护照的其他全部资料请一并提供:因公电子护照照片1张、申请人亲笔签名的因公电子护照照片回执、身份证复印件。申请美国J1签证的还请提供美国签证照片50mm*50mm 1张、DS2019表复印件和I901表交费凭证)。
    4. 经校领导审批同意后,申请人须按照《中山大学关于因公临时出国(境)的审批和管理规定》的要求购买境外意外伤害保险,保额为95万人民币或以上(其中,意外身故及残疾人保险20万,医药补偿40万,医疗运送和送返25万,身故遗体送返10万)或以上,并将保险单复印件送交出访管理科。(为了方便申请人,出访管理科可代为购买学校选定的美亚保险公司的境外意外伤害保险) 。
    5.在申办材料规范、完备的情况下,属我校审批权限范围内且无需征求相关部门意见的申请,通常在5个工作日内办结校内审批手续。

(二) 因公护照及签证的办理 
     经学校审批同意因公临时出国(6个月以下)的教职员工,办理因公护照及签证须提供如下材料:
    1.护照申请人须提供由外交部指定的因公电子护照数字相片检测平台(http://www.mrtdephoto.net)检测合格的护照相片(1张)及回执。获取相片回执的途径是:申请人登陆检测平台上传相片检测或前往照相馆拍照上传,以获取数字相片回执。相片回执由申请人本人亲笔中文签名,签名需签在指定的框格内(请勿超出框格范围),该签名将直接打印在电子护照上。若已办理了因公护照,且有效期还有9个月或以上,则无需提供(申请美国签证还需提供美国签证照片50mm*50mm 1张)。
    2. 本人身份证复印件。
    3. 缴付办理护照及保险等费用。
    4.在申办材料规范、完备的情况下,办理护照通常需5-10个工作日。取得护照号码后,填写各国签证表格(申请美国J1签证的还需提供DS2019表复印件和I901表交费凭证)。
    5.取得签证后严格按申报内容出访。根据因公护照管理的要求,出访人员完成出访任务返校后,须在5天内将因公护照交还学校出访管理科统一保管。

(三)办理离、返校手续 
    1.因公出国(境)180天以下者需在我科办理因公出访手续。180天以上(含180天)者,请至人事处办理。
    2.在国(境)外停留3个月以上者,申请办理J1签证的同时,出国(境)前必须到人事处师资科办理离校手续,由出访管理科为出访者出具“离校会知通知”,领取出访证照。
    3.返校后应及时到人事处师资科办理返校手续,证照交还到出访管理科统一保管。